Wie neemt het eindbesluit over de PIM?

Het eindbesluit over de PIM ligt bij een stuurgroep onder voorzitterschap van de businesssponsor, op basis van criteria die vóór de eerste demo zijn afgesproken. Een PIM bedient meerdere afdelingen, dus een besluit van alleen IT of alleen e-commerce strandt meestal bij de adoptie.

Een typische besluitstructuur heeft 3 lagen:

1. Stuurgroep: de sponsor, meestal een directeur e-commerce, marketing, operations of digital, plus de leiding van finance en IT. De stuurgroep keurt budget, risico en de eindkeuze goed.
2. Selectieteam: productdata, e-commerce, IT-architectuur, compliance en inkoop. Dit team draait de demo's, scoort scenario's en bereidt het advies voor.
3. Key users: de mensen die dagelijks data verrijken. Zij scoren de gebruiksvriendelijkheid in de scenario's.

Schrijf de RACI aan het begin van de selectie. Inkoop en juridische zaken haken vroeg genoeg aan om het contracttemplate te sturen, en IT-architectuur is eigenaar van de integratiebeoordeling.

In selecties van PIMvendors toont het adviesdocument scores per domein, totale kosten over 5 jaar, referenties, de beoordeling van de partner en open risico's, met de afwegingen helder benoemd. De stuurgroep beslist dan op basis van bewijs, en het besluit is een jaar later nog uit te leggen.

Een wijziging op het laatste moment door één senior stakeholder, tegen de afgesproken scores in, is het duidelijkste teken dat het draagvlak eerder is overgeslagen.