Hoe onderhandel ik over een PIM-contract?

Onderhandel over een PIM-contract op de totale kosten over 5 jaar en de contractvoorwaarden, met minstens 2 finalisten nog in het proces. De jaarprijs is één regel, terwijl plafonds, schaalvoorwaarden en exitvoorwaarden bepalen wat het contract over de hele looptijd kost.

Het onderhandelingsprincipe van PIMvendors is hoog inzetten en de diepere korting achter de hand houden: open met het volledige pakket eisen, en bewaar het grootste kortingsverzoek voor de laatste ronde.

Onderhandel over deze punten:

• Prijsplafonds op jaarlijkse verhogingen voor de volledige contractduur.
• Schaalvoorwaarden: de prijs van extra gebruikers, SKU's, kanalen, locales en modules, vooraf vastgelegd.
• Looptijd en verlenging: contractduur, opzegtermijnen en het recht om de scope bij verlenging te verkleinen.
• Exit en teruggave van data: export van alle data, configuratie en assets in een bruikbaar formaat, zonder extra kosten.
• Servicelevels: beschikbaarheid, reactietijden van support en compensatie.
• Implementatie: een vaste of begrensde statement of work van de partner, met benoemde rollen.
• Opstartfase: een lager tarief tijdens de implementatie, voordat het systeem live is.

Rond de referentiechecks af in week 10, vóór de onderhandeling in week 11, zodat nieuwe feiten de uitkomst nog kunnen veranderen. Laat inkoop en juridische zaken de contractchecklist doornemen voordat de gekozen leverancier intern wordt bekendgemaakt.

Houd de tweede finalist betrokken tot de handtekening. Concurrentie is de sterkste positie die een koper heeft.