PIM-contract checken: 38 controles voordat je tekent
Een checklist voor een PIM-contract dekt zes groepen vóór ondertekening: commerciële voorwaarden zoals licentiemetriek en verlengingsplafond, serviceniveaus, data-eigendom en exit, security en gegevensbescherming, AI-credits en datagebruik, en de toezeggingen van de implementatiepartner. Deze checklist bevat 38 controles, elk met de gewenste uitkomst en de bijbehorende rode vlag.
Hoe gebruik je deze checklist voor je PIM-contract?
Leg in week 11 de contracten van beide finalisten naast elkaar en dicht elk gat voordat je kiest. Contractvoorwaarden horen bij de beslissing zelf. Weet een leverancier eenmaal dat hij gewonnen heeft, dan krijg je een verlengingsplafond, AI-creditafspraken en exitrechten nog maar moeilijk op papier.
De checklist is onderdeel van het PIM-selectieproces van 12 weken en hoort bij de stap onderhandelen. Hij telt 38 controles, verdeeld over zes groepen:
| Groep | Aantal controles | Eigenaar |
|---|---|---|
| Commercieel | 8 | Inkoop |
| Serviceniveaus | 6 | IT en inkoop |
| Data en exit | 7 | Jurist en eigenaar productdata |
| Security en gegevensbescherming | 6 | IT en jurist |
| AI | 6 | Jurist en selectieleider |
| Implementatiepartner | 5 | Selectieleider en inkoop |
Per controle zie je hoe een goede afspraak eruitziet en, waar dat speelt, de bijbehorende vlag uit het register met rode vlaggen. Markeer elke controle per leverancier als voldaan, deels voldaan of open. Open punten neem je mee de onderhandeling in.
Laat een jurist elk contract samen met deze checklist doornemen. De waarden in de kolom "goede afspraak" zijn aanbevelingen van PIMvendors: stem ze af op je eigen beleid.
Commerciële voorwaarden in een PIM-contract
De commerciële controles bewaken de totale kosten over de hele looptijd, met het verlengingsplafond als belangrijkste afzonderlijke afspraak.
| ID | Controle | Goede afspraak | Rode vlag |
|---|---|---|---|
| CC-01 | Licentiemetriek is gedefinieerd en voorspelbaar | Metriek staat op het orderformulier, met een prijs voor je volumes over drie jaar | RF-15 |
| CC-02 | Prijs per volumeschijf ligt vast voor de looptijd | Prijs per groeistap gepubliceerd en vastgezet voor de volledige looptijd | RF-15 |
| CC-03 | Prijsstijgingen bij verlenging hebben een plafond | Plafond gekoppeld aan een benoemde index of vast percentage, op het orderformulier, voor elke verlenging | RF-20 |
| CC-04 | Opzegtermijn bij stilzwijgende verlenging is kort | Termijn van 90 dagen of minder, met een schriftelijke herinnering van de leverancier | RF-25 |
| CC-05 | Modules sluiten aan op de demoscenario's | Elk scenario uit de demo heeft een licentieregel in de offerte | RF-18 |
| CC-06 | Niet-productieomgevingen zijn inbegrepen | Minstens één test- of stagingomgeving inbegrepen, extra omgevingen met prijs | RF-19 |
| CC-07 | Volume kan omlaag bij verlenging | Recht om bij elke verlenging binnen een vaste bandbreedte af te schalen | RF-15 |
| CC-08 | Gelinkte online voorwaarden liggen vast | Huidige versies van gelinkte beleidsstukken als bijlage; wezenlijke wijzigingen vragen jouw akkoord | RF-23 |
Welke SLA-afspraken horen in een PIM-contract?
De SLA-controles maken het beschikbaarheidspercentage en de supporttijden zinvol voor een team dat elke dag naar kanalen publiceert.
| ID | Controle | Goede afspraak | Rode vlag |
|---|---|---|---|
| CC-09 | Beschikbaarheid is gedefinieerd en wordt per maand gemeten | Percentage per kalendermaand, met een heldere definitie van downtime | RF-22 |
| CC-10 | Gepland onderhoud is begrensd | Maximum aantal uren per maand, buiten jouw kantooruren, met aankondiging vooraf | RF-22 |
| CC-11 | Reactie- en oplostijden zijn per prioriteit vastgelegd | Doelen in uren per prioriteitsniveau, in jouw tijdzone | |
| CC-12 | Servicecredits gaan automatisch | Credits gelden zonder claimprocedure en groeien mee met de ernst van de overschrijding | |
| CC-13 | Herhaalde overschrijdingen geven een opzegrecht | Recht om zonder boete op te zeggen na herhaald SLA-falen | |
| CC-14 | Back-up en herstel zijn toegezegd | Recovery point objective en recovery time objective in uren vastgelegd |
Exitclausule en data-eigendom
De controles op data en exit bepalen of je datamodel, relaties, historie en assets heel van het platform af komen. Lees ze alsof je in jaar drie vertrekt.
| ID | Controle | Goede afspraak | Rode vlag |
|---|---|---|---|
| CC-15 | Data en configuratie zijn van jou | Contract bevestigt eigendom van productdata, assets, datamodel en configuratie | |
| CC-16 | Exportformaten zijn open en volledig | Gedocumenteerde open formaten voor waarden, datamodel, relaties, historie en assets | RF-21 |
| CC-17 | Export kan altijd en zonder meerkosten | Selfservice-export tijdens de looptijd en bij exit, zonder kosten | RF-21 |
| CC-18 | Toegang loopt door na beëindiging | Een vaste periode voor lezen en exporteren na beëindiging, bijvoorbeeld 30 tot 90 dagen | |
| CC-19 | Exitondersteuning is vastgelegd | Aantal ondersteuningsdagen en dagtarief vooraf afgesproken | |
| CC-20 | Overstapvoorwaarden volgen de EU Data Act | Opzegtermijn van hooguit twee maanden, overgang van hooguit 30 dagen, geen overstapkosten vanaf 12 januari 2027 | RF-21 |
| CC-21 | Verwijdering wordt schriftelijk bevestigd | Schriftelijke, gedateerde bevestiging van verwijdering uit productie en back-ups |
Vanaf 12 januari 2027 mogen cloudaanbieders onder de EU Data Act in de regel geen overstapkosten meer rekenen. Laat een jurist nagaan hoe de overstapregels voor jouw contract gelden.
Security en AVG-afspraken
De securitycontroles bevestigen dat de leverancier je data beschermt volgens de norm uit je eigen beleid, en dat je dat kunt nagaan.
| ID | Controle | Goede afspraak | Rode vlag |
|---|---|---|---|
| CC-22 | Een verwerkersovereenkomst dekt artikel 28 AVG | Verwerking op jouw instructie, vertrouwelijkheid, beveiliging, audits, teruggave of verwijdering aan het einde | |
| CC-23 | Subverwerkers staan op een lijst en wijzigingen worden gemeld | Actuele lijst als bijlage; wijzigingen vooraf gemeld, met recht van bezwaar | |
| CC-24 | Hostingregio past bij je beleid | Productie, back-ups en supporttoegang in de regio's die jij eist | |
| CC-25 | Securitycertificering is actueel | ISO/IEC 27001:2022-certificaat of een onafhankelijk assurancerapport, tijdig vernieuwd, met een scope die de PIM-dienst dekt | |
| CC-26 | Datalekken worden snel gemeld | Melding zonder onredelijke vertraging, met een maximum in uren, bijvoorbeeld 72 | |
| CC-27 | Toegangsbeheer past bij je organisatie | Single sign-on, rolgebaseerde rechten en een auditlog van gebruikersacties |
De overgangsperiode voor ISO/IEC 27001-certificaten op de versie van 2013 liep af op 31 oktober 2025. Controleer of het certificaat naar de versie van 2022 verwijst en de dienst dekt die je afneemt.
AI-afspraken in je PIM-contract
De AI-controles maken van AI-functies een afgebakende dienst met een meter, in plaats van een open kostenpost en datarisico. Het AI-gebruik groeit snel zodra teams ermee gaan werken.
| ID | Controle | Goede afspraak | Rode vlag |
|---|---|---|---|
| CC-28 | Inbegrepen AI-credits zijn gedefinieerd | Jaarvolume vastgelegd, met wat één credit per functie oplevert | RF-16 |
| CC-29 | Extra credits hebben een vaste prijs | Prijs per extra credit vast voor de looptijd; ongebruikte credits schuiven door of worden gebundeld | RF-16 |
| CC-30 | Je data is uitgesloten van modeltraining | Geen training op je data of output, door de leverancier of zijn modelaanbieders | RF-24 |
| CC-31 | Modelaanbieders en verwerkingslocaties staan vermeld | Aanbieders bij naam, regio's en de geldende voorwaarden voor subverwerkers | RF-24 |
| CC-32 | Menselijke goedkeuring en eigendom van output zijn helder | AI-output is van jou; goedkeuringsstappen vóór publicatie zijn configureerbaar | |
| CC-33 | Wijzigingen in AI-prijzen of modellen worden aangekondigd | Minstens 6 maanden vooraf, met het recht om de huidige voorwaarden te houden tot de verlenging | RF-16 |
De EU AI Act trad op 1 augustus 2024 in werking. Vraag de leverancier hoe hij voldoet aan de verplichtingen die gelden voor zijn AI-functies en modelaanbieders.
Afspraken met de implementatiepartner
De partnercontroles koppelen de leveringsbelofte aan namen, schriftelijke aannames en een eerlijk wijzigingsproces.
| ID | Controle | Goede afspraak | Rode vlag |
|---|---|---|---|
| CC-34 | Sleutelmensen staan bij naam in het contract | Solution architect en leidend consultant benoemd, met een vervangingsclausule | RF-31 |
| CC-35 | Aannames over de scope staan op papier | Datavolumes, datakwaliteit, integraties, kanalen en eigen inzet van de koper in het contract | RF-32 |
| CC-36 | Wijzigingsverzoeken volgen een vaste regel | Wijzigingsproces, plafond op het dagtarief en goedkeuringsdrempels vooraf afgesproken | RF-32 |
| CC-37 | Na livegang volgt een garantieperiode | Fouten kosteloos hersteld gedurende een vaste periode na livegang | |
| CC-38 | Maatwerk en documentatie zijn van jou | Eigendom of een eeuwigdurende licentie op maatwerkcode, configuratie en documentatie | RF-34 |
Hoe je partners beoordeelt voordat je in deze fase belandt, lees je op de pagina over een implementatiepartner kiezen.
Lees het contract alsof je in jaar drie vertrekt. Kloppen de exitafspraken, dan klopt de rest meestal ook.
Een tweede paar ogen op je PIM-selectie?
PIM Selection is een uitgave van PIMvendors.com, dat scenariogedreven PIM-selecties begeleidt voor fabrikanten, groothandels en merken. Een gesprek van 30 minuten laat zien of dat voor jou helpt.
Bekijk de selectiediensten van PIMvendorsPlan een gesprek met PIMvendors
Veelgestelde vragen
Wie moet een PIM-contract beoordelen?
Inkoop en een jurist beoordelen het PIM-contract. De selectieleider, de IT-architect en de eigenaar van de productdata toetsen de operationele afspraken. Inkoop is verantwoordelijk voor prijs en verlenging, de jurist voor aansprakelijkheid, gegevensbescherming en exit, IT voor security en serviceniveaus. De eigenaar van de productdata bevestigt dat exportformaten het datamodel en de historie behouden.
Wat is de belangrijkste clausule in een SaaS-contract voor PIM?
De belangrijkste clausules in een SaaS-contract voor PIM zijn het plafond op prijsstijgingen bij verlenging en de exitafspraken. Het plafond beschermt je bij elke verlenging, op het moment dat overstappen traag gaat en de leverancier sterk staat. De exitafspraken bepalen of je datamodel, relaties, historie en assets heel van het platform af komen. Beide regel je lastig zodra de leverancier weet dat hij gewonnen heeft.
Verandert de Data Act de exitclausules in een PIM-contract?
De EU Data Act verandert de exitclausules voor clouddiensten in de EU. Klanten moeten kunnen overstappen na een opzegtermijn van hooguit twee maanden, met een overgangsperiode van hooguit 30 dagen. Vanaf 12 januari 2027 mogen aanbieders in de regel geen overstapkosten meer rekenen. Laat een jurist bevestigen hoe deze regels voor jouw contract uitpakken.
Welke AI-afspraken horen in een PIM-contract?
Een PIM-contract legt vast hoeveel AI-credits per jaar zijn inbegrepen, wat één credit per functie oplevert, wat een extra credit kost en of ongebruikte credits doorschuiven. Het sluit je data en output uit van modeltraining, noemt de modelaanbieders en waar zij data verwerken, en verplicht de leverancier om wijzigingen in AI-prijzen of modellen vooraf aan te kondigen.
Bronnen en methode
- EU Data Act: switching requirements for cloud services (Alston & Bird)
- Contracts, UK GDPR guidance (ICO)
- ISO/IEC 27001 transition: what you should know (SGS)
- The EU AI Act implementation timeline (Kennedys)
Zo is deze pagina gemaakt: opgesteld door de redactie van PIM Selection op basis van de genoemde bronnen, getoetst aan de selectiemethode van PIMvendors en goedgekeurd door een expert. Redactiebeleid.
Deze pagina citeren
PIM Selection (2026). PIM-contract checken: 38 controles voordat je tekent. PIMvendors.com. https://pimselection.com/nl/selectieproces/contract-checklist/ (versie 2026-10-14).