Wat moet er in een PIM-RFP staan?

Een PIM-RFP geeft leveranciers genoeg context om precies te antwoorden en jou genoeg structuur om de antwoorden te vergelijken. Hij bestaat uit 8 onderdelen:

1. Context: bedrijf, producten, kanalen, markten, talen en de aanleiding voor het project.
2. Scope en volumes: SKU's, attributen per familie, assets, locales, gebruikers en kanalen.
3. Samenvatting van het datamodel: productfamilies, varianten, relaties en de gebruikte standaarden.
4. Eisen in 4 domeinen: datamodel en kwaliteit, proces en governance, integratie en syndicatie, platform en leverancier, elk met prioriteit en acceptatietest.
5. Integratielandschap: ERP, commerce, DAM, PLM en de beoogde datastromen.
6. Demoscenario's: echte use cases met voorbeelddata die de shortlist laat zien.
7. Prijstemplate: één format voor licentie, implementatie, support en kosten over 5 jaar.
8. Beoordelingsmethode: criteria, wegingen, planning en het besluitvormingsproces.

PIMvendors toetst RFP-eisen aan een checklist van 400+ eisen om gaten te vinden voordat leveranciers dat doen. Het prijstemplate weegt even zwaar als de eisen, want offertes in vrij format zijn niet te vergelijken.

Houd de RFP leesbaar. Leveranciers geven hun beste antwoorden op documenten die het bedrijfsprobleem uitleggen, en generieke antwoorden op overvolle spreadsheets. Deel de wegingen met leveranciers, zodat ze zich richten op wat je scoort.