Hoe weet ik of we spreadsheets voor productdata ontgroeid zijn?

Spreadsheets houden op te werken zodra productdata meer dan één eigenaar, één taal of één kanaal nodig heeft. Vanaf dat moment kopieer je elke wijziging met de hand, en fouten verspreiden zich sneller dan iemand ze kan herstellen.

Vijf signalen komen terug in de meeste trajecten van PIMvendors met teams die op spreadsheets werken:

• Er circuleert meer dan 1 versie van het masterbestand, en niemand kan de goedgekeurde aanwijzen.
• Elke webshop, marketplace of distributeur krijgt een andere export, handmatig gebouwd.
• Productlanceringen wachten op content, beelden of vertalingen.
• Klanten of retailers sturen data terug omdat attributen ontbreken of inconsistent zijn.
• Een compliancevraag, bijvoorbeeld over PPWR-verpakkingsdata, kost dagen om te beantwoorden.

Schatting van PIMvendors: drie of meer van deze signalen rechtvaardigen een gestructureerde readiness-assessment. Die assessment toetst de volwassenheid van data, proces en mensen voordat je over tooling praat, want een PIM gevuld met spreadsheetchaos herhaalt dezelfde problemen in een duurder systeem.

Weg van spreadsheets gaan vraagt ook een datamodel: productfamilies, attributen per klasse, verplichte velden en eigenaren. Dat model ontwerpen is de eerste stap, en het laat vaak zien of een uitbreiding van het ERP of een lichtere tool de behoefte dekt.