Samengesteld praktijkpatroon: fabrikant vervangt spreadsheets

Situatie: technische productdata verspreid over een dozijn spreadsheets

Dit is een samengesteld praktijkpatroon uit meerdere selecties van PIMvendors, zonder één specifieke klant erachter. Het beschrijft een Europese fabrikant van technische producten die vooral via groothandels verkoopt. Het assortiment telt veel varianten, en elk product heeft tientallen technische attributen.

De productdata stond in spreadsheets van engineering, marketing en klantenservice. Het ERP bevatte artikelnummers, prijzen en logistieke gegevens. Groothandels vroegen om data die volgens ETIM was geclassificeerd en als BMEcat-bestand werd aangeleverd, en elk verzoek leidde tot een handmatige export. Denk aan een fabrikant van installatiemateriaal in Brabant die zo voor elke Nederlandse en Belgische groothandel apart exporteert (illustratief voorbeeld).

Het overzicht van praktijkpatronen toont de andere samengestelde patronen. Dit patroon is het startpunt dat PIMvendors het vaakst tegenkomt.

Complicatie: geen gedeelde definitie van een product

De fabrikant had van elk product drie versies en geen regel welke klopte. De spreadsheet van engineering bevatte de specificaties. Die van marketing bevatte omschrijvingen en afbeeldingen. Klantenservice hield een derde lijst bij met correcties uit klachten.

Een eerdere poging om een PIM te kopen was vastgelopen na generieke demo's. Elke leverancier zag er op zijn eigen demodata capabel uit. Het team kon leveranciers niet vergelijken, omdat het zijn eigen datamodel nooit had opgeschreven.

De druk van groothandels maakte het probleem urgent. Onvolledige ETIM-data betekende dat producten met ontbrekende attributen werden gelist, of helemaal niet.

Wat de selectie anders deed

De selectie begon bij het datamodel en het eigenaarschap, en keek pas daarna naar software. De volgorde was de vaste volgorde van PIMvendors: eerst Data, dan Proces, dan Mensen, dan Tooling.

1. Het team modelleerde twee representatieve productfamilies, inclusief varianten, eenheden en ETIM-klassen.
2. Engineering werd steward van de technische attributen, marketing van omschrijvingen en media, en een eigenaar van productdata besliste bij conflicten.
3. Het team bracht het proces van productcreatie in kaart, van vrijgave door engineering tot export naar de groothandel.
4. Eisen werden getoetst aan de checklist van PIMvendors, met voorrang voor het domein Datamodel en kwaliteit.
5. Pas daarna ging de RFP de deur uit, met scenario's gebouwd op de gemodelleerde families.

Deze volgorde staat beschreven in het datamodel ontwerpen vóór de selectie.

Welke scenario's gaven de doorslag?

Drie scenario's maakten het verschil op de shortlist, en alle drie draaiden op de eigen data van de fabrikant.

Een vierde scenario ging over bulkwijzigingen vanuit engineering. Na een productrevisie wijzigt engineering veel attributen tegelijk. Leveranciers die dit alleen via handmatige schermen konden, zakten op de lijst.

De gids over scenario-demo's legt uit hoe je zulke scenario's schrijft.

Uitkomstpatronen

De scenario's veranderden de shortlist sterker dan de antwoorden op de RFP. Leveranciers die schriftelijk "ja" antwoordden op ETIM-ondersteuning, lieten in de demo sterk uiteenlopende niveaus zien. Sommige sloegen ETIM-klassen standaard op. Andere hadden een maatwerklaag voor de mapping nodig.

Het werk aan het datamodel betaalde zich al vóór het contract terug. Gaten in het model kwamen boven tijdens de voorbereiding van de scenario's, toen herstel nog weinig kostte. De goedkoopste licentie op de shortlist bracht de meeste integratie- en mappinginspanning mee, en het team nam die kosten op in de vergelijking.

De adoptie na livegang volgde de afspraken over eigenaarschap. Waar stewards vóór de selectie waren benoemd, verdwenen de spreadsheets sneller.

Waar dit patroon misgaat

Het patroon loopt vast als de RFP vooruitloopt op het datamodel. In trajecten waarin het model werd overgeslagen, werden leveranciers beoordeeld op hun eigen demodata. De gekozen leverancier stuitte daarna tijdens de implementatie op de echte variantlogica, en het project liep uit.

Eigenaarschap dat alleen bij IT ligt, is een tweede valkuil. Een project onder leiding van IT kan een degelijk platform kiezen, terwijl engineering en marketing hun spreadsheets houden omdat niemand hun een rol gaf. Een derde risico is ETIM behandelen als exporttaak. Classificatie hoort in het datamodel, dus daar hoort ook de test.

Lessen voor fabrikanten in een vergelijkbare positie

Definieer het product voordat je software vergelijkt. Vier lessen keren terug in de trajecten achter dit patroon.

• Modelleer twee representatieve productfamilies voordat je de RFP schrijft, inclusief varianten en classificatie.
• Benoem stewards per attribuutgroep en één eigenaar die bij conflicten beslist.
• Test ETIM en exports naar groothandels op je eigen data, want schriftelijke RFP-antwoorden overdrijven de ondersteuning.
• Prijs de inspanning voor integratie en mapping naast de licentie.

Fabrikanten met veel toeleveranciers hebben een ander knelpunt, beschreven in het praktijkpatroon over leveranciersonboarding bij een groothandel. Kleinere teams die een eerste PIM kopen, kunnen dit patroon naast het praktijkpatroon voor een eerste PIM bij een middelgroot bedrijf leggen.