Niet-functionele eisen voor een PIM: security, SLA, licentie en exit

Wat zijn niet-functionele eisen voor een PIM?

Niet-functionele eisen beschrijven het platform en de leverancier achter de functies: security, beschikbaarheid, performance, licentie en exit. Ze vormen het vierde domein van de gids voor PIM-eisen. Bij platformeisen heeft de koper vóór ondertekening de meeste onderhandelingsruimte en daarna de minste.

PIM Selection publiceert 60 eisen voor platform en leverancier in 13 groepen.

De meeste PL-eisen controleer je via documenten, contractclausules en referentiegesprekken, en minder via een live demo. Neem dat controlewerk op in de planning van de selectie, met security, juridisch en inkoop aan tafel vanaf de fase van de eisen.

Welke eisen voor security en identiteit zijn verplicht?

Zes eisen voor security en identiteit zijn voor bijna elke koper een must. Een PIM bevat de volledige productmaster, nog niet gelanceerde producten en contactgegevens van leveranciers, dus het beveiligingsniveau hoort gelijk te zijn aan dat van andere kernsystemen.

• Onafhankelijke verklaring (PL-001): een geldig ISO/IEC 27001-certificaat of SOC 2 Type II-rapport dat de PIM-dienst dekt.
• Versleuteling (PL-002): data versleuteld tijdens transport en in opslag, met gedocumenteerd sleutelbeheer.
• Melding van incidenten (PL-004): een contractuele termijn die je AVG-plichten ondersteunt.
• Verwerkersovereenkomst (PL-005): met een lijst van subverwerkers en melding bij wijzigingen.
• Single sign-on (PL-008): SAML 2.0 of OpenID Connect met je identity provider.
• Meerfactorverificatie bij inloggen (PL-009): verplicht voor elke gebruiker buiten single sign-on, ook voor leveranciers.

Dataopslag is voor de meeste Europese kopers de zevende must. PL-012 vraagt om productiedata, back-ups en logs in de EU of EER, met de hostingpartij en de regio benoemd in het contract. AI-functies verdienen een aparte controle, omdat ze vaak modelaanbieders in andere regio's aanroepen (PL-015).

Hoe test je de performance van een PIM op jouw volume?

Test performance op een dataset met jouw aantal attributen, talen en assets, en spreek het meetprotocol af vóór de demo. Performance op een kleine democatalogus voorspelt niets over een grote.

Spreek de drempelwaarden vooraf met de leverancier af en leg de resultaten vast in de demo-scorekaart. Kan de demo jouw volume niet laden, dan is een proof of concept de juiste plek om te meten. Groei telt ook mee. PL-024 vraagt schriftelijk naar de gevolgen van je volumeprognose voor vijf jaar voor licentie en architectuur.

Wat hoort er in een SLA en supportcontract voor een PIM?

Een PIM-SLA noemt de beschikbaarheidsafspraak, de meetmethode, de hersteldoelen en de compensatie bij gemiste doelen. Een percentage zonder methode en compensatie is een marketingcijfer.

PL-016 vraagt om een maandelijkse beschikbaarheidsafspraak voor productie, de meetmethode en servicecredits. PL-018 voegt doelen toe voor recovery point en recovery time, die de leverancier minstens jaarlijks test. PL-017 plant onderhoud buiten je kantooruren, en PL-019 vraagt om een openbare statuspagina met incidenthistorie.

Ook de supportvoorwaarden horen in het contract. PL-033 legt uren, kanalen, talen en reactietijden per ernstniveau vast. PL-034 vraagt om een reactie binnen één uur op storingen met ernstniveau 1, op elk moment van de dag.

Upgrades zijn het verborgen deel van een SaaS-contract. PL-029 houdt configuratie en koppelingen intact bij upgrades en vraagt zes maanden vooraankondiging bij API-wijzigingen die bestaande koppelingen breken. PL-030 legt vast welke uitbreidingen upgrades overleven, ook maatwerk van partners. Gebruik de contractchecklist voor een PIM om deze punten mee te nemen naar de onderhandeling.

Welke licentie- en exitvoorwaarden beschermen de koper?

De koper is beschermd met transparante kostenmaatstaven, gemaximeerde verhogingen bij verlenging, gedocumenteerde edities en een volledige data-export op elk moment. Over de looptijd van het contract bepalen deze voorwaarden de totale eigendomskosten sterker dan de prijs in het eerste jaar.

PL-042 vraagt dat het prijsmodel elke kostenbepalende maatstaf noemt, zoals gebruikers, producten, kanalen, talen, API-calls of AI-credits. PL-043 maximeert verhogingen bij verlenging met een percentage of index. PL-044 documenteert de edities, zodat je ziet welke eisen een hogere editie vragen. De prijsmodellen zelf staan uitgelegd bij prijsmodellen voor PIM.

Exitvoorwaarden maken het beeld compleet. PL-048 vraagt om een volledige export van data, assets, relaties en historie in open formaten, op elk moment. PL-049 regelt export en verwijdering bij beëindiging, en PL-051 voegt export van de configuratie toe. De Dataverordening geldt sinds 12 september 2025, en overstapkosten voor clouddiensten moeten uiterlijk 12 januari 2027 zijn afgebouwd. PL-050 vraagt de leverancier exitondersteuning en kosten te noemen die met die regels in lijn zijn.

Partners, roadmap en toegankelijkheid

Partnercapaciteit, een eerlijke roadmap en toegankelijkheid maken het platformdomein af. Alle drie zijn vroeg makkelijk te controleren en laat duur om te ontdekken.

PL-040 vraagt de leverancier schriftelijk te bevestigen dat elke functie uit de demo algemeen beschikbaar is in de gecontracteerde editie. Bètafuncties in een demo zijn een veelvoorkomende bron van teleurstelling na ondertekening. PL-038 vraagt om een roadmap voor 12 maanden waarin toegezegde en verkennende onderdelen apart zijn gemarkeerd.

Partnereisen toetsen de leveringscapaciteit. PL-053 vraagt om minstens drie gecertificeerde partners in jouw regio en taal. PL-056 vraagt om referentieklanten van vergelijkbare omvang, branche en systeemlandschap, te spreken zonder dat de leverancier erbij is.

Toegankelijkheid werkt in twee richtingen. De European Accessibility Act geldt sinds 28 juni 2025 voor consumentendiensten zoals e-commerce. PL-058 en PL-059 ondersteunen toegankelijke productpagina's met alternatieve tekst en toegankelijkheidsinformatie over producten. PL-057 dekt de PIM-gebruikersinterface voor je eigen collega's. Limieten van API en koppelingen die ook de performance raken, staan bij eisen voor integratie en syndicatie.

De 60 gepubliceerde eisen voor platform en leverancier

Hieronder staat de volledige PL-set met formulering, onderbouwing, test, standaardprioriteit en labels. Filter, pas aan en exporteer de set in de checklist met PIM-eisen.

{{list:requirements:PL}}