RFI of RFP voor PIM: wanneer je welke inzet en wanneer je overslaat

Wat is het verschil tussen een RFI en een RFP voor PIM?

Een RFI dunt het veld uit; een RFP vergelijkt de finalisten op bewijs en prijs. De twee documenten vallen op verschillende momenten in het PIM-selectieproces van 12 weken en vragen heel verschillende dingen van leveranciers.

De RFI beantwoordt de vraag "wie kan ons überhaupt bedienen". De RFP beantwoordt "wie past het best bij onze data, ons proces en ons budget". Wie de twee door elkaar haalt, krijgt lange RFI's die niemand kan scoren en korte RFP's die geen onderscheid maken tussen leveranciers.

De pagina over een PIM-RFP opstellen behandelt de opbouw van de RFP. Deze pagina gaat over de vraag of je een RFI nodig hebt en wat erin hoort.

Wanneer heeft een PIM-selectie een RFI nodig?

Een PIM-selectie heeft een RFI nodig als een bureaustudie de longlist niet met vertrouwen terugbrengt tot 3 tot 5 leveranciers. In drie situaties is de formele stap de moeite waard.

De eerste is ontbrekend openbaar bewijs. Sommige harde eisen kun je niet uit documentatie halen: opties voor dataresidentie, partnercapaciteit in je land of schaal bewezen in productie. Een schriftelijk antwoord van de leverancier geeft dan uitsluitsel.

De tweede is een druk segment. Overleven meer dan acht leveranciers de bureaustudie, dan is een RFI met knock-outvragen sneller dan met elk van hen een gesprek voeren (schatting PIMvendors).

De derde is governance. Overheidsorganisaties, en sommige private bedrijven met een formeel inkoopbeleid, moeten de markt schriftelijk raadplegen vóór een aanbesteding. Dan is de RFI verplicht en volgt het format de inkoopregels.

Een RFI voegt twee tot drie weken toe aan de planning (schatting PIMvendors). Neem dat op in de nulplanning, zodat de weken voor de eisen er niet onder lijden.

Wanneer kun je de RFI overslaan?

Je kunt de RFI overslaan als je harde eisen en fitcriteria te controleren zijn via openbare bronnen en een kort gesprek. In selecties van PIMvendors is dat de gangbaarste route.

Een bureaustudie gebruikt documentatie van de leverancier, release notes, API-referenties, partnerlijsten en de klantreferenties die een leverancier openbaar noemt. Neutrale bronnen helpen ook. PIMvendors volgt meer dan 250 PIM-systemen op de lijst All PIM solutions, en de PIM Fit Finder past harde eisen toe op jouw antwoorden.

Na de bureaustudie bevestigt een gesprek van 45 minuten met elke overgebleven leverancier de open punten. Stel elke leverancier dezelfde vragen, noteer de antwoorden en vraag om schriftelijke bevestiging van elk knock-outcriterium. De pagina van longlist naar shortlist beschrijft de fitcriteria en het besluitverslag.

De RFI overslaan scheelt beide kanten tijd. Sterke leveranciers met een volle pijplijn reageren eerder op een gerichte RFP dan op een lange RFI met daarna nog een lange RFP.

Wat zet je in een RFI voor PIM?

Een RFI voor PIM bevat een korte contextparagraaf en 20 tot 30 vragen die leveranciers laten afvallen of hun fit rangschikken. Elke vraag heeft een heldere scoreregel voordat de RFI verstuurd wordt.

Bouw de RFI op in vijf delen:

1. Context: bedrijf, catalogusomvang, productsoorten, kanalen, markten en de planning van de selectie.
2. Knock-outvragen: deploymentmodel, hostingregio, aanwezigheid van partners in je land, verplichte standaarden zoals ETIM of GS1 GDSN.
3. Fitvragen: variantmodel, ondersteuning van classificatie, onboarding van leveranciers, ERP-connectoren, schaal in productie bij klanten zoals jij.
4. Bewijs: één vergelijkbare klantreferentie en links naar relevante documentatie.
5. Indicatieve prijs: de orde van grootte van het jaarabonnement voor de volumebasis die je opgeeft.

Laat het datamodel, de volledige eisenlijst en het scenarioscript weg. Die gaan alleen naar leveranciers op de shortlist, onder een geheimhoudingsovereenkomst, in de RFP.

Noem in de RFI de volgende stappen en data. Leveranciers steken meer moeite in hun antwoord als ze een gestructureerd proces zien met een vastgestelde omvang van de shortlist.

Hoe sluiten RFI, RFP en scenariodemo's op elkaar aan?

RFI, RFP en scenariodemo's vormen een trechter, waarbij elke stap de output van de vorige gebruikt. De RFI dunt uit, de RFP vergelijkt en de scenariodemo levert het bewijs.

De volgorde in de methode van PIMvendors:

1. Week 3 tot 4: gevalideerde eisen en het doeldatamodel.
2. Week 5: bureaustudie of RFI, van de longlist naar 3 tot 5 leveranciers.
3. Week 6 tot 7: RFP en scenarioscript, gebouwd op dezelfde eisen.
4. Week 8 tot 9: scenariodemo's op de voorbeelddata van de koper, live gescoord.
5. Week 10: referentiechecks en een proof of concept met de top 2.

Elk eis-ID reist mee door de trechter. Een knock-outvraag uit de RFI wordt in week 11 een garantie in het contract. Een must-have-regel uit de RFP wordt een scenario in de demo. Dankzij die herleidbaarheid kan het team elk besluit in het advies aan de directie toelichten.

De RFP-builder maakt de eerste versie van de RFP op basis van je checklist, en de pagina over scenariodemo's behandelt de demostap.

Hoe zit het met een RFQ en een formele aanbesteding?

Een RFQ en een formele aanbesteding volgen dezelfde logica, met strengere regels voor timing en communicatie. De methode blijft gelijk: eerst eisen en datamodel, daarna leveranciers.

Een RFQ, of request for quotation, vraagt om een prijs op een volledig gespecificeerde scope. Bij PIM-selecties past hij het best aan het eind, als de twee finalisten na de proof of concept definitieve aanbiedingen doen op identieke aannames.

Formele aanbestedingen leggen reactietermijnen, vragenrondes en beoordelingscriteria vooraf vast. Ze laten minder ruimte om scenario's aan te passen zodra de aanbesteding is gepubliceerd. Investeer meer tijd in week 3 tot 7, want de criteria die je publiceert, zijn de criteria die je moet toepassen.

Publiceer in beide gevallen het scoremodel bij de aanbestedingsstukken. Leveranciers reageren beter op een helder model, en de koper staat sterker bij latere bezwaren.