Referenties checken bij PIM-leveranciers: vragen die werken

Waarom laten referenties van de leverancier zelden problemen zien?

Referenties van de leverancier laten zelden problemen zien omdat de leverancier ze kiest, en hij kiest zijn meest tevreden klanten. Een uitgekozen referentie is een verkoopmiddel. Ze bevestigt dat het platform kan werken, maar zegt weinig over hoe het voor jou gaat werken.

Drie vertekeningen kleuren een gangbare referentielijst. De klanten zijn recent live gegaan en zitten nog in de energie van de lancering. Het aanspreekpunt is de sponsor die het besluit erdoor heeft gedrukt. En de leverancier schuift vaak aan of bereidt het gesprek voor.

Referentiechecks vallen in week 10 van het PIM-selectieproces van 12 weken, alleen voor de top 2 leveranciers. Ze vullen de proof of concept aan: de proof of concept toetst één risico in de diepte, referenties toetsen hoe platform en leverancier zich over meerdere jaren gedragen.

Het doel is die drie vertekeningen te corrigeren. Kies minstens een deel van de referenties zelf, spreek naast sponsors ook dagelijkse gebruikers en houd de leverancier buiten het gesprek. De rest van deze pagina laat zien hoe.

Hoe kom je aan referenties die de leverancier niet zelf heeft gekozen?

Je krijgt onafhankelijke referenties door criteria te stellen voor de lijst van de leverancier en klanten toe te voegen die je zelf vindt. Beide routes zijn gangbaar, en serieuze leveranciers accepteren ze.

Stel criteria voor de referenties die de leverancier voorstelt:

• Dezelfde branche of een vergelijkbaar productdatamodel.
• Vergelijkbare catalogusomvang, aantal talen en kanalen.
• Langer dan drie jaar live, inclusief minstens één grote upgrade.
• Draait precies de editie en versie uit je offerte.
• Geïmplementeerd door de partner die voor jouw project is voorgesteld, als dat kan.

Zoek daarna minstens één referentie zelf. Bronnen zijn openbare klantcases van de leverancier, gebruikersgroepen, implementatiepartners die met meerdere leveranciers werken, branche-evenementen en professionele netwerken. Evenementen zoals Product Content Europe, mede georganiseerd door PIMvendors, brengen productdatateams van veel platforms samen.

Laat de leverancier weten dat je referenties rechtstreeks benadert. Een leverancier die zich verzet tegen onafhankelijke referenties, vertoont een rode vlag die je moet vastleggen.

Welke vragen leggen de echte prestaties van een PIM bloot?

Vragen die echte prestaties blootleggen, gaan over inspanning, getallen en concrete gebeurtenissen, nooit over algemene tevredenheid. Op "ben je tevreden over het platform" volgt een ja. "Hoeveel uur per week besteedt je team aan het herstellen van mislukte imports" levert bewijs op.

Vraag bij elk antwoord door naar een voorbeeld. Een concrete gebeurtenis, een aantal weken of een bedrag maakt van een mening bewijs dat je kunt vergelijken.

Met wie spreek je bij een referentieklant?

Spreek bij elke referentie drie rollen: de sponsor, een dagelijkse gebruiker en de eigenaar van de integraties. Elk van hen ziet een andere kant van het platform.

De sponsor legt uit waarom de klant voor de leverancier koos, hoe de businesscase uitpakte en hoe de leverancier zich commercieel gedraagt. Vraag naar verlenging, accountmanagement en escalaties.

De dagelijkse gebruiker, meestal een productdatamanager of data steward, kent de performance, de gebruiksvriendelijkheid en de workarounds. Vraag naar imports, bulkbewerkingen, workflows en hoe lang routinetaken duren.

De eigenaar van de integraties, vaak een IT-architect of developer, kent de API's, connectoren, foutafhandeling en de inspanning bij upgrades. Vraag hoe fouten zichtbaar worden en hoeveel onderhoud de integraties per jaar vragen.

Drie korte gesprekken leveren meer op dan één lang gesprek met de sponsor. Biedt de klant alleen de sponsor aan, vraag dan één keer om een dagelijkse gebruiker. Blijft het nee, dan is dat op zich informatie: vaak hebben de dagelijkse gebruikers een ander verhaal.

Een referentiegesprek voeren en vastleggen

Voer elk gesprek met twee interviewers, een vaste vragenset en een schriftelijk verslag dat je dezelfde dag scoort. Consistentie tussen referenties telt even zwaar als de antwoorden zelf.

Plan 45 tot 60 minuten per gesprek (schatting PIMvendors). Eén interviewer stelt de vragen, de ander schrijft mee. Begin met context: de branche van de klant, catalogusomvang, kanalen, livegangdatum en partner. Werk daarna de vragen af die bij de rol passen en sluit af met het eindoordeel.

Leg elk gesprek vast in een kort template:

1. Profiel van de referentie: branche, schaal, versie, partner, aantal jaren live.
2. Antwoorden per vraag, met voorbeelden en getallen.
3. Risico's voor je project die zijn bevestigd of weggenomen.
4. Open punten om in de onderhandeling met de leverancier op tafel te leggen.

Scoor elke referentie op dezelfde gebieden als de scorekaart: fit met het datamodel, fit met het proces, integratie, platform en leverancier. Neem bevestigde risico's mee naar de onderhandeling, waar ze contractbepalingen of prijsargumenten worden.

Bedank de referentie achteraf en bied aan om iets terug te doen. De productdatawereld in Nederland en België is klein, en goodwill betaalt zich terug.

Hoe check je de referenties van de implementatiepartner?

Check de referenties van de implementatiepartner apart, omdat de partner de kwaliteit van de levering net zo sterk bepaalt als het platform. Een sterk platform met een zwakke partner levert een zwak project op.

Vraag de partner om twee referenties op hetzelfde platform, geleverd door het team dat voor jouw project is voorgesteld. Vraag hoe de partner omging met scopewijzigingen, datamigratie en de eerste maanden na livegang. Vraag of de benoemde consultants tot het eind op het project bleven.

Leg de begrotingen van de partner naast de werkelijke cijfers van de referentie. Een partner wiens projecten steevast langer duurden dan gepland, doet dat waarschijnlijk ook bij jou. De pagina over een implementatiepartner kiezen behandelt partnerselectie in detail, en de scorekaart voor partners geeft criteria om ze te scoren.