Samengesteld praktijkpatroon: multinational vervangt verouderd PIM

Situatie: een verouderd PIM gedeeld door meerdere bedrijfsonderdelen

Dit is een samengesteld praktijkpatroon uit meerdere selecties van PIMvendors. Klanten en leveranciers blijven ongenoemd. Het beschrijft een multinationale groep met meerdere bedrijfsonderdelen in verschillende Europese landen. De groep werkte al vele jaren met hetzelfde PIM.

Het oude PIM draaide on-premises en was sterk aangepast. Elk bedrijfsonderdeel had eigen attributen, workflows en exports toegevoegd. Upgrades lagen stil, omdat elke upgrade een aanpassing brak. De roadmap van de leverancier was inmiddels naar een nieuw platform verschoven.

Het overzicht van praktijkpatronen toont de andere samengestelde patronen. De gids over een bestaand PIM vervangen behandelt het bredere programma.

Complicatie: de aanpassingen waren de eisen geworden

De eerste versie van de RFP beschreef de aanpassingen van het oude systeem als eisen. De bedrijfsonderdelen somden elke functie op die ze gebruikten, inclusief workarounds voor beperkingen die nieuwere platforms niet meer hebben. Het resultaat was een lange eisenlijst waar alleen het oude platform aan voldeed.

Governance was een tweede probleem. Elk bedrijfsonderdeel had gedeelde attributen aangepast aan zijn eigen behoeften. Hetzelfde attribuut betekende in verschillende landen iets anders. Niemand had zeggenschap over het groepsbrede model.

Het migratierisico baarde de directie zorgen. Een mislukte migratie zou productlanceringen in meerdere markten tegelijk stilleggen.

Wat de selectie anders deed

De selectie bouwde de eisen opnieuw op vanuit de zakelijke behoefte en keek daarna welke aanpassingen daar nog bij hoorden. De volgorde was Data, Proces, Mensen en Tooling.

1. Het team inventariseerde elke aanpassing en koppelde die aan een actuele zakelijke behoefte, of schrapte haar.
2. Er kwam een groepsdatamodel, met globale attributen en duidelijk gemarkeerde lokale uitbreidingen.
3. Er werd een gefedereerd governancemodel afgesproken: een groepseigenaar voor gedeelde attributen, lokale eigenaren voor marktcontent.
4. Eisen kregen een domeinlabel, waarbij Platform en leverancier zwaar woog voor schaal, beveiliging en exitvoorwaarden.
5. De RFP bevatte een migratiescenario op basis van een extract van echte legacydata.

De gids over PIM datamigratie beschrijft de migratieplanning die daarop volgde.

Welke scenario's gaven de doorslag?

De beslissende scenario's testten migratie, federatie en integratie op groepsniveau.

Leveranciers moesten ook uitleggen hoe de groep het platform weer zou kunnen verlaten. Exportformaten voor data en contractvoorwaarden werden gescoord onder Platform en leverancier.

Uitkomstpatronen

Het schrappen van aanpassingen maakte de eisenlijst korter dan welke demo ook. Veel oude aanpassingen dienden behoeften die de business niet meer had. Andere bleken op moderne platforms standaardconfiguratie.

Het scenario met globale en lokale attributen schiftte de shortlist duidelijk. Sommige leveranciers regelden overerving en rechten standaard. Andere hadden maatwerk nodig, waarmee precies het probleem terugkwam dat de groep wilde achterlaten.

Het migratiescenario veranderde het implementatieplan. Problemen met de datakwaliteit in het legacy-extract kwamen tijdens de voorbereiding van de demo boven, vroeg genoeg om een opschoonfase in te plannen.

Waar dit patroon misgaat

Het patroon loopt vast als elk bedrijfsonderdeel een veto heeft over het groepsmodel. Selecties die elk onderdeel zijn volledige wensenlijst wilden geven, bouwden de oude complexiteit na op een nieuw platform. Het groepsmodel droeg daarna net zoveel uitzonderingen als het oude.

Migratie onderschatten is een tweede valkuil. Teams die migratie als technische kopie behandelden, ontdekten dat de legacydata per onderdeel inconsistent was, en het opschoonwerk kwam te laat. Een derde risico is exitvoorwaarden negeren. Een groep die een platform verlaat vanwege lock-in, hoort te scoren hoe makkelijk ze het volgende platform kan verlaten.

Lessen voor multinationals in een vergelijkbare positie

Leid elke eis af van een actuele zakelijke behoefte. Vier lessen keren terug in de trajecten achter dit patroon.

• Koppel elke oude aanpassing aan een actuele behoefte voordat je de RFP schrijft.
• Spreek de gefedereerde governance af voordat je die in demo's test.
• Gebruik een echt extract van legacydata in een migratiescenario.
• Scoor exitvoorwaarden en exportformaten voor data naast de functionaliteit.

Groepen die tijdens de platformwissel met wettelijke deadlines te maken hebben, kunnen dit patroon naast het praktijkpatroon over verpakkingswetgeving leggen. Het praktijkpatroon van de fabrikant toont dezelfde discipline rond het datamodel op kleinere schaal.