Je PIM vervangen: contract beëindigen, dataportabiliteit en migratie

Wanneer is het zinvol om je PIM te vervangen?

Vervang een PIM als het platform gevalideerde eisen niet waarmaakt, en regel eerst de governance als de problemen in eigenaarschap en data zitten. Een nieuw platform erft onduidelijk eigenaarschap, slechte brondata en ontbrekende processen gewoon van het oude.

Goede redenen om een PIM te vervangen zijn onder meer:

• Het datamodel kan je producten niet weergeven, zoals complexe varianten, bundels of configureerbare artikelen.
• Het platform schaalt niet mee met je catalogus, talen of kanalen.
• Eisen voor syndicatie of regelgeving, zoals verpakkingsdata onder de PPWR, worden niet ondersteund.
• De roadmap, support of commerciële voorwaarden van de leverancier passen niet meer.
• Het platform bereikt het einde van zijn levensduur of dwingt een migratie naar een nieuwe productgeneratie af.

Toets deze redenen voordat je besluit. Schrijf de eisen op waar het oude platform op zakt, en leg ze naast dezelfde checklist in 4 domeinen die PIMvendors in selecties gebruikt. Sommige tekortkomingen blijken configuratiekeuzes uit de eerste implementatie te zijn.

Is vervangen de juiste stap, behandel het dan als een nieuwe selectie. De pijler over PIM implementatie legt uit waarom de meeste mislukte implementaties al tijdens de selectie zijn beslist. Dat geldt de tweede keer ook, met één voordeel: je kent je data en je gebruikers nu veel beter.

Hoe plan je de beëindiging van het oude PIM-contract?

Plan de exit terug vanaf de opzegdatum, de verlengdatum en de exportvoorwaarden van het oude contract. Die data bepalen het laatste beslismoment en het venster voor de migratie.

Vraag vroeg een testexport aan, bij voorkeur minstens een kwartaal vóór de opzegdatum. Een testexport laat zien wat de tools van de leverancier echt opleveren: welke entiteiten, welke formaten, welke historie. Gaten die je vroeg vindt, kun je nog uitonderhandelen of omzeilen. Gaten na de opzegging zetten de migratie onder tijdsdruk. De gids over doorlooptijd laat zien hoe je terugplant vanaf een vaste exitdatum.

Stem de oude exit af op het nieuwe contract. De licentie van het nieuwe platform start vaak voordat de oude afloopt. Neem die overlap op in de business case en in de onderhandeling met de nieuwe leverancier, bijvoorbeeld via een licentie die geleidelijk oploopt.

Wat verandert de EU Data Act voor overstappen tussen SaaS-PIM's?

De EU Data Act geeft klanten van clouddiensten, SaaS inbegrepen, het recht om binnen vaste termijnen en tegen dalende kosten van aanbieder te wisselen. De regels staan in Verordening (EU) 2023/2854.

Volgens analyses van Maples Group en Travers Smith geldt:

• De verplichte contractvoorwaarden voor overstappen gelden vanaf 12 september 2025 voor bestaande en nieuwe contracten.
• SaaS valt eronder, net als PaaS en IaaS.
• De opzegtermijn van de klant is maximaal twee maanden.
• Daarna volgt een overgangsperiode van maximaal 30 kalenderdagen, met beperkte mogelijkheden tot verlenging.
• Na de overgang volgt een periode van minstens 30 kalenderdagen om data op te halen.
• Overstapkosten zijn tot 11 januari 2027 beperkt tot directe kosten en vanaf 12 januari 2027 verboden.
• Exporteerbare data omvat input- en outputdata en metadata die ontstaan door het gebruik van de dienst door de klant.

Er gelden twee kanttekeningen. Een evenredige vergoeding bij vroegtijdige beëindiging van een contract voor bepaalde tijd kan nog steeds van toepassing zijn. Maatwerkdiensten zijn deels uitgezonderd, en een Digital Omnibus-voorstel zou sommige uitzonderingen voor oudere contracten verruimen. Of en hoe deze regels voor jouw PIM-contract gelden, is een vraag voor je jurist.

Gebruik de Data Act als ondergrens in de onderhandeling. Vraag de oude leverancier hoe hij deze voorwaarden toepast, en neem gelijkwaardige exitvoorwaarden op in het nieuwe contract.

Welke data moet je uit het oude PIM meenemen?

Alles wat de business nodig heeft om te werken en om eerdere besluiten te verantwoorden, moet het oude PIM in een bruikbaar formaat verlaten. Productrecords zijn daar maar een deel van.

Wijzigingshistorie is het lastigst. Weinig PIM's kunnen de historie van een ander systeem als eigen historie importeren. Kies of je die in een leesbaar formaat archiveert, het oude systeem een bewaartermijn lang alleen-lezen houdt of het verlies accepteert. Wettelijke data kan een audittrail vereisen, dus betrek de compliance-eigenaren bij dat besluit.

De gids over PIM datamigratie behandelt profileren, mappen en repeteren voor de verhuizing zelf.

Hoe migreer je van het ene PIM naar het andere?

Migreer tussen PIM's als een herontwerp met een migratie eraan vast, en zet kanalen één voor één over. Een één-op-één-kopie neemt oude compromissen mee naar het nieuwe platform.

Begin met een review van het oude datamodel. Leg vast wat het slecht afhandelt: variantstructuren, overerving, classificatieversies, kanaalspecifieke attributen. Ontwerp het nieuwe model op basis van de huidige eisen en map daarna oud naar nieuw. De pagina over het ontwerp van het datamodel beschrijft de ontwerpprincipes.

Plan de volgorde van de kanalen:

1. Kies een eerste kanaal of markt met beheersbaar risico en helder eigenaarschap.
2. Migreer de bijbehorende scope, zet de exports om naar het nieuwe PIM en maak de oude scope alleen-lezen.
3. Stabiliseer en zet daarna het volgende kanaal over.
4. Zet leveranciersimports en de ERP-koppeling op een afgesproken moment om, zodat data maar in één systeem binnenkomt.
5. Ontmantel het oude PIM na de bewaartermijn.

Parallel draaien vraagt strikte regels. Elk product heeft op elk moment één leidend systeem. Hetzelfde product in twee systemen onderhouden veroorzaakt conflicten die duur zijn om op te lossen.

Houd de parallelle periode kort. Licentie-overlap en dubbel onderhoud kosten elke maand geld. Het illustratieve praktijkpatroon van een multinational die van platform wisselt laat zien hoe een gefaseerde kanaalvolgorde op schaal werkt.

Wat zet je in het nieuwe contract over de exit?

Leg in het nieuwe contract de exit vast die je de volgende keer wilt hebben, nu je onderhandelingspositie het sterkst is. Kopers denken bij ondertekening zelden aan de exit, terwijl je die juist dan het goedkoopst regelt.

Exitvoorwaarden om op te nemen:

• Export van alle data-onderdelen uit de tabel hierboven, in gedocumenteerde, machineleesbare formaten.
• Eén gratis testexport per jaar, of op verzoek vóór verlenging.
• Uren voor exitondersteuning tegen vastgelegde tarieven.
• Alleen-lezen toegang voor een afgesproken periode na beëindiging.
• Opzegtermijnen en kosten die passen bij de Data Act, waar die van toepassing is.
• Bevestiging van verwijdering na de ophaalperiode.
• Eigendom van de configuratiedocumentatie die leverancier of partner opstelt.

De checklist voor het PIM-contract bevat deze voorwaarden naast andere platformclausules. Zet in de onderhandeling hoog in op exitvoorwaarden; leveranciers geven die vaak makkelijker toe dan prijs.

Test de exitvoorwaarden één keer in het eerste jaar. Een testexport die op dag 300 werkt, bewijst dat de clausule standhoudt. Leg de uitkomst vast in het governancelogboek.