Zelf bouwen of een PIM kopen: maatwerk, ERP uitbreiden of PIM

Zelf een PIM bouwen of er een kopen: wat is verstandig?

Koop een PIM, tenzij je productdatamodel echt uniek is en je ontwikkelteam blijvend is. Voor de meeste Europese fabrikanten, groothandels en merken is dat het standaardantwoord. In de pijler over de PIM business case staat zelf bouwen of kopen bij de eerste beslissingen.

Je hebt drie routes, elk met een eigen kostenprofiel:

1. Een PIM-product kopen, als SaaS of self-hosted, en dat configureren.
2. Een eigen tool bouwen, vanaf nul of op een framework of open-source basis.
3. Uitbreiden wat er al staat: het ERP of het commerceplatform, aangevuld met een feedtool voor kanalen.

PIMvendors volgt meer dan 250 PIM-systemen. Bij zo'n breed aanbod moet een bouwplan aantonen waarom geen enkel product past. Meestal begint het bouwidee bij één concreet gat, zoals een complexe configurator of een afwijkende goedkeuringsstroom. Een PIM met het juiste datamodel dekt dat gat vaak gewoon af.

Wat moet een eigen productdatatool allemaal kunnen?

Een zelfgebouwde productdatatool moet alles kunnen wat een PIM kan, plus zijn eigen onderhoud dragen. De eerste versie regelt doorgaans het datamodel en één export. Het meeste werk zit in de functies die daarna komen.

Elke rij vraagt een ontwikkelaar zolang de tool bestaat. Kanalen wijzigen hun formaten, standaarden brengen nieuwe releases uit en toezichthouders voegen attributen toe. Met elk extra kanaal groeit de onderhoudslast.

Kopen, bouwen of uitbreiden: hoe verhouden de routes zich?

De drie routes verschillen het sterkst in tijd tot eerste waarde, terugkerende kosten en afhankelijkheidsrisico. Kopen levert bij een brede scope het snelst een werkend systeem op. Het ERP uitbreiden is bij een smalle scope het goedkoopst. Zelf bouwen geeft de meeste controle, tegen de hoogste kosten op lange termijn.

Vergelijk de routes op de totale kosten over vijf jaar, met voor elke route dezelfde tien kostencategorieën. De gids over de totale kosten van een PIM zet ze op een rij.

Kun je het ERP uitbreiden in plaats van een PIM te kopen?

Het ERP uitbreiden werkt bij een kleine catalogus, weinig kanalen en vooral technische content. Voor commerciële en logistieke data is het ERP de juiste master. Marketingcontent, vertalingen, classificatie en kanaalspecifieke teksten passen slecht in de datastructuren van de meeste ERP-systemen.

Ook de planning van je ERP telt mee. Het reguliere onderhoud van SAP Business Suite 7 stopt op 31 december 2027. Verlengd onderhoud voor EHP6 tot EHP8 loopt door tot 31 december 2030. Wie op SAP ECC draait, staat dus binnen een gangbare PIM-contractduur voor een ERP-migratie. Bouw je productcontent in een ERP dat binnenkort vervangen wordt, dan doe je het migratiewerk twee keer.

In de vergelijking tussen PIM en ERP lees je hoe de verantwoordelijkheden precies verdeeld zijn.

Wanneer loont het om zelf een productdatatool te bouwen?

Zelf bouwen loont alleen onder een korte lijst voorwaarden, en die moeten allemaal tegelijk gelden:

• Het datamodel is uniek voor je bedrijf en na een gestructureerde test blijkt geen PIM-product het aan te kunnen.
• Productdata maakt deel uit van je eigen digitale product, bijvoorbeeld een configurator of een dataservice die je verkoopt.
• Er is een vast ontwikkelteam, met budget dat verder reikt dan de eerste release.
• Je bedient weinig externe kanalen, zodat de exports beheersbaar blijven.

Er bestaat ook een middenroute: een framework of open-source basis met eigen ontwikkeling erbovenop. Die geeft meer controle dan SaaS en kost minder werk dan volledig zelf bouwen. Controleer wel de licentievoorwaarden. Pimcore zette zijn Community Edition met Platform Version 2025.1 om van GPLv3 naar de Pimcore Open Core License. Volgens Pimcore is die editie gratis tot een bedrijfsomzet van EUR 5 miljoen.

Valt één voorwaarde weg, dan is kopen meestal veiliger. Leg het bouwplan eerst naast een shortlist voordat je je vastlegt. Een scenario-demo op je eigen data laat snel zien of een PIM-product het unieke deel afdekt.

Hoe kies je tussen bouwen, kopen en uitbreiden?

Kies met dezelfde volgorde als in de hele selectie: eerst Data, dan Proces, dan Mensen, dan Tooling. Leg eerst het datamodel en het eigenaarschap van attributen vast. Zodra je weet welk systeem welke data beheert, wijst de route zich vanzelf.

1. Teken de verdeling van attribuuteigenaarschap over ERP, PLM, PIM en DAM.
2. Breng het verrijkings- en goedkeuringsproces met de bijbehorende rollen in kaart.
3. Toets de ontwikkelcapaciteit en het budget daarvoor over vijf jaar.
4. Reken alle drie de routes door op TCO over vijf jaar.

Is de uitkomst dat je geen nieuw systeem nodig hebt, dan behandelt de gids over wanneer je beter geen PIM koopt die situatie.