Scorekaart voor PIM-demo's: weging, schaal 0 tot 4 en formulieren

Hoe werkt de scorekaart voor PIM-demo's?

De scorekaart kent drie lagen: een score van 0 tot 4 per scenario, een gewicht per scenario op basis van eisprioriteit en een optelling in vier domeinen. Zo wordt een halve dag demo per leverancier een vergelijking die de directie kan narekenen.

De scorekaart hoort bij de stap scenariodemo's in week 8 en 9 van het PIM-selectieproces van 12 weken. Je hebt gevalideerde, geprioriteerde eisen nodig en een script van 8 tot 12 scenario's, bijvoorbeeld uit de scenariobibliotheek Demo Theatre.

Vier regels gelden steeds:

1. Elke scorer scoort elk scenario direct, individueel en vóór de discussie.
2. Elke score krijgt een reden van één regel, gebaseerd op wat de scorer zag.
3. Scorers scoren alleen de scenario's in hun eigen vakgebied.
4. Knock-outeisen markeer je vóór de demo's, nooit erna.

Kopieer de tabellen hieronder naar een spreadsheet. Elke leverancier krijgt een eigen kopie van het scoreformulier, en in de optelling zet je ze naast elkaar.

De scoreschaal van 0 tot 4

Werk met vijf punten en een uitgeschreven anker per punt, zodat elke scorer dezelfde betekenis hanteert. De ankers draaien om wat de leverancier live liet zien, en om wie het kon uitvoeren.

Scoor wat je zag. Een belofte om het later te laten zien telt als niet getoond. Rondt een leverancier het scenario af in een vervolgsessie, scoor het dan opnieuw en noteer de datum.

Hoe koppel je de weging aan de prioriteit van eisen?

Het gewicht van een scenario is de som van de wegingspunten van de eisen die het toetst, zodat de prioriteit van de business de ranglijst bepaalt. Zo kan een indrukwekkende extra nooit een mislukte kernfunctie wegpoetsen.

Een illustratief voorbeeld: een scenario gekoppeld aan twee must-haves en één should-have weegt 5 + 5 + 3 = 13. Een scenario gekoppeld aan twee could-haves weegt 2.

De gewogen score per scenario is de score maal het gewicht. Het maximum per scenario is 4 maal het gewicht. Op de pagina over eisen prioriteren lees je hoe je prioriteiten zet die standhouden.

Knock-outregel: scoort een leverancier een 0 of 1 op een scenario dat aan een knock-outeis hangt, dan gaat hij van de shortlist, wat zijn totaal ook is.

Scoreformulier per scenario

Vul tijdens de sessie één regel per scenario per scorer in, en voeg na elke leverancier de scores samen. Het formulier hieronder is het template voor één leverancier.

Na elke leverancier voegt de selectieleider de scores samen:

Neem de mediaan van de individuele scores als samengevoegde score. Liggen scores twee punten of meer uit elkaar, bespreek dan het bewijs en leg elke aanpassing vast met een reden.

PIM-leveranciers vergelijken per domein

Tel de gewogen scores op in de vier domeinen van PIMvendors, zodat de vergelijking laat zien waar elke leverancier sterk of zwak is. Eén totaalscore verbergt dat een leverancier kan uitblinken in integratie en achterblijven op het datamodel.

Wijs elk scenario toe aan het domein van de belangrijkste eis. Tel daarna per domein op:

Zet de leveranciers naast elkaar:

Voeg het aantal openstaande rode vlaggen toe uit het register met rode vlaggen. Scores meten wat het platform kan, rode vlaggen leggen het gedrag eromheen vast.

Demo, RFP, referenties en proof of concept samenvoegen

De demo weegt het zwaarst in de beoordeling omdat hij bewijs levert op je eigen data; de andere onderdelen bevestigen of corrigeren dat beeld. Spreek de wegingen af voordat de RFP de deur uit gaat.

Houd kosten buiten de kwaliteitsscore. Wie de prijs in het gewogen totaal meeneemt, laat een goedkoop aanbod een zwakke fit maskeren. Leg de total cost of ownership naast de kwaliteitsranglijst en neem in week 12 een besluit op beide.